ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาและใช้งานระบบการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

 

ในการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยงานสามารถดำเนินการได้ 2 แนวทาง ได้แก่ ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ระบบที่หน่วยงานพัฒนาขึ้นเอง ซึ่งเหมาะสำหรับหน่วยงานที่มีความพร้อมด้านทรัพยากรในการพัฒนาระบบออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น บุคลากร งบประมาณ เป็นต้น และออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งเหมาะสำหรับหน่วยงานที่มีข้อจำกัดทำให้ไม่สามารถพัฒนาระบบออกเอกสารเองได้ เช่น ไม่มีบุคลากรพัฒนาระบบออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่มีงบประมาณในการจัดทำโครงการ เป็นต้น

ในขั้นตอนนี้จะอธิบายวิธีการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ 2 แนวทางข้างต้น ซึ่งครอบคลุมกระบวนการจัดทำเอกสาร ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และรับส่งเอกสาร รวมถึง ข้อดี-ข้อควรพิจารณาของแต่ละวิธีเพื่อให้หน่วยงานได้พิจารณาเลือกใช้ตามความเหมาะสมกับบริบทของหน่วยงานตนเอง

 

กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

 

2 แนวทางหลัก ในการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

แนวทางที่ 1 ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ระบบที่หน่วยงานพัฒนาขึ้นเอง	แนวทางที่ 2 ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป
เหมาะสำหรับหน่วยงานที่... มีทรัพยากรในการพัฒนาและบำรุงรักษาระบบ ทั้งด้านทักษะบุคลากรและงบประมาณ ต้องการให้ระบบการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เชื่อมโยงหรือ ต่อยอดกับระบบงานหรือฐานข้อมูลของหน่วยงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน มีระยะเวลาในการดำเนินการ เช่น 6 เดือนขึ้นไป	เหมาะสำหรับหน่วยงานที่... มีข้อจำกัดด้านทรัพยากรในการพัฒนาระบบ ทั้งด้านบุคลากรและงบประมาณ ไม่จำเป็นต้องให้การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เชื่อมโยงกับระบบงานหรือฐานข้อมูลที่มีอยู่ในปัจจุบัน มีเป้าหมายให้ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในระยะสั้น เช่น ภายใน 1 เดือน

 

ในกรณีที่หน่วยงานต้องการพัฒนาระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นเอง สามารถดำเนินการพัฒนาระบบออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้ library ที่มีจำหน่าย หรือเผยแพร่ทั่วไป หรือใช้ชุดโปรแกรมที่ ETDA พัฒนาไว้ ซึ่งในส่วนนี้จะแนะนำวิธีการพัฒนาสำหรับ 3 กระบวนการที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

1.  การพัฒนาระบบการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Create) ว่าด้วยวิธีการสร้างไฟล์ PDF/A-3 รวมถึงการแนบ ไฟล์ XML (ถ้ามี) โดยเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลของหน่วยงาน

2.  การพัฒนาระบบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Sign) ว่าด้วยวิธีการพัฒนาระบบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความน่าเชื่อถือ (Digital Signature)

3.  การพัฒนาระบบรับ-ส่งเอกสาร (Deliver) ว่าด้วยวิธีการส่งเอกสารที่ได้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้รับเอกสารโดยผ่านระบบ

 

กระบวนการที่ 1: การพัฒนาระบบการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

กระบวนการพัฒนาระบบการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

 

• ไฟล์ XML (1) คือ ไฟล์เอกสารที่ถูกเขียนด้วยภาษา XML โดยสามารถประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ โดยปกติจะมีการกำหนดโครงสร้างข้อมูล หรือ XML Schema เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบได้
• ไฟล์ PDF/A-3 (2) คือ ไฟล์เอกสารที่มีความสามารถในการแสดงผลได้ไม่ผิดเพี้ยนไปจากตอนที่สร้าง แม้เวลาจะผ่านไป รวมถึงสามารถแนบสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ในการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์ XML สำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

กระบวนการจัดทำไฟล์ XML และ ไฟล์ PDF/A-3 มีรายละเอียดดังนี้

• ไฟล์ XML โดยหน่วยงานสามารถสร้างไฟล์ XML โดยใช้ library ที่มีจำหน่าย หรือเผยแพร่ทั่วไป หรือใช้ชุดโปรแกรมสำหรับจัดทำไฟล์ XML ที่พัฒนาโดย ETDAอยู่ระหว่างดำเนินการ
• ไฟล์ PDF/A-3 โดยหน่วยงานสามารถพัฒนาระบบการจัดทำไฟล์ PDF/A-3 โดยใช้ library ที่มีจำหน่าย หรือเผยแพร่ทั่วไป หรือใช้ชุดโปรแกรมสำหรับจัดทำไฟล์ PDF/A-3 ที่พัฒนาโดย ETDAอยู่ระหว่างดำเนินการ

รูปแบบการพัฒนา	การเลือกนำไปใช้	ข้อดีและข้อควรพิจารณา
พัฒนาระบบโดยใช้ชุดโปรแกรมสำหรับจัดทำไฟล์ PDF/A-3 ที่พัฒนาโดย ETDA	เหมาะสำหรับหน่วยงานที่... ต้องการเลือกรูปแบบอุปกรณ์ที่ใช้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และบริหารจัดการการติดตั้งและดูแลระบบเอง มีทรัพยากรในการพัฒนาระบบ ติดตั้งและบำรุงรักษาระบบ และต้องการความคล่องตัวในการบริหารจัดการเองแบบเบ็ดเสร็จ	ข้อดี สามารถนำชุดโปรแกรมไปพัฒนา ต่อยอดได้ทันที ข้อควรพิจารณา ใช้ทรัพยากรในการพัฒนาระบบมากกว่าการเรียกใช้งาน API หรือโปรแกรมสำเร็จรูป ชุดโปรแกรมรองรับการแปลงจากไฟล์ PDF ทั่วไปเท่านั้น

 

สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
กระบวนการจัดทำไฟล์ XML และกระบวนการจัดทำไฟล์ PDF/A-3 ได้ที่

Transformation Playbook – ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาและใช้งานระบบการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
แนวทางที่ 1: ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ระบบที่หน่วยงานพัฒนาขึ้นเอง –
กระบวนการที่ 1 การพัฒนาระบบการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

 

กระบวนการที่ 2: การพัฒนาระบบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

กระบวนการพัฒนาระบบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

รูปแบบการพัฒนา	การเลือกนำไปใช้	ข้อดีและข้อควรพิจารณา
พัฒนาระบบโดยใช้ชุดโปรแกรมสำหรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่พัฒนาโดย ETDA	เหมาะสำหรับหน่วยงานที่... ต้องการเลือกรูปแบบอุปกรณ์ที่ใช้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และบริหารจัดการการติดตั้งและดูแลเอง ต้องการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์บนไฟล์ PDF ที่รองรับการนำไปใช้โดยบุคคล (Human Readable : PDF) หรือไฟล์ XML ที่สามารถประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์ได้ (Machine Readable : XML) หรือไฟล์ทั้งสองชนิด	ข้อดี สามารถนำชุดโปรแกรมไปพัฒนาได้ทันที ไม่ต้องลงทะเบียนก่อน สามารถบริหารจัดการใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ได้เอง (BYOC: Bring Your Own Certificate) เช่น หน่วยงานจัดเก็บไว้ที่ Hardware Security Module (HSM) ในรูปแบบ Server หรือ USB Token รองรับการลงลายมือชื่อด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ แบบเจ้าหน้าที่นิติบุคคลและแบบนิติบุคคล รองรับการลงลายมือชื่อบนไฟล์ PDF และ XML (PAdES และ XAdES) ข้อควรพิจารณา ต้องมีบุคลากรที่มีทักษะในการพัฒนาระบบและบำรุงรักษาระบบสูง

 

สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
รูปแบบที่ 1: พัฒนาระบบโดยใช้ชุดโปรแกรมสำหรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่พัฒนาโดย ETDA ได้ที่

Transformation Playbook – ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาและใช้งานระบบการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
แนวทางที่ 1: ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ระบบที่หน่วยงานพัฒนาขึ้นเอง –
กระบวนการที่ 2 การพัฒนาระบบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

 

กระบวนการที่ 3: การพัฒนาระบบการรับส่งอิเล็กทรอนิกส์

กระบวนการพัฒนาระบบการรับส่งอิเล็กทรอนิกส์

รูปแบบการพัฒนา	การเลือกนำไปใช้	ข้อดีและข้อควรพิจารณา
พัฒนาการรับส่งเอกสารบนแพลตฟอร์มให้บริการของหน่วยงานเอง	เหมาะสำหรับหน่วยงานที่... ต้องการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน และประชาชน	ข้อดี สามารถพัฒนาระบบให้รองรับการส่งออกเอกสารไปยังปลายทางทั้งภาครัฐ เอกชน และประชาชน หน่วยงานสามารถควบคุมการพัฒนา การติดตั้ง และการบำรุงรักษาระบบได้แบบเบ็ดเสร็จ ข้อควรพิจารณา ระบบให้บริการของหน่วยงานต้องรองรับการ เข้าใช้ การยืนยันตัวตนของผู้ใช้บนมาตรฐานความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง ผู้รับเอกสารต้องลงทะเบียนเข้าใช้บนแพลตฟอร์มของหน่วยงานต่างหาก ต้องใช้ทรัพยากรในการพัฒนา ติดตั้งและบำรุงรักษาระบบมากขึ้น

 

หรืออาจพิจารณาใช้บริการที่มีอยู่ ซึ่งสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้จาก

โครงการสนับสนุนการเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐตามมาตรฐาน TH e-GIF
Electronic Correspondence Management Services (e-CMS version 2.0 on Cloud)

 

ในกรณีหน่วยงานมีข้อจำกัด ที่ทำให้ไม่สามารถพัฒนาระบบออกเอกสารเองได้ เช่น มีบุคลากรไม่เพียงพอในการพัฒนาระบบ ไม่มีงบประมาณในการจัดทำโครงการ เป็นต้น หน่วยงานสามารถใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการออกเอกสารสำหรับจัดทำ ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน ในที่นี้ ETDA ได้เสนอแนวทางการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่มีการใช้อย่างแพร่หลาย เช่น Microsoft Office Adobe Reader เพื่อให้หน่วยงานสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้จริงในระยะสั้น

1. จัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป	2. ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF	3. รับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Email)
ในการร่างเอกสาร หากหน่วยงานยังไม่มีระบบในปัจจุบัน สามารถใช้ Microsoft Office เพื่อสร้างข้อมูลในไฟล์เอกสาร และใช้ขีดความสามารถของโปรแกรมในการแปลงเป็น PDF/A เพื่อทำการลงลายมือชื่อ   ข้อดี เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้อย่างแพร่หลาย หน่วยงานสามารถดำเนินการออกเอกสารด้วยวิธีนี้ได้ทันที ไม่ต้องรอพัฒนาระบบ มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการพัฒนาระบบมาก   ข้อควรพิจารณา รองรับการแปลงไฟล์เป็น PDF/A ไม่ใช่ PDF/A-3 ทำให้ไม่สามารถแนบไฟล์ XML เพื่อให้คอมพิวเตอร์ประมวลผลได้	ในการลงลายมือชื่อบนเอกสาร PDF หน่วยงานสามารถใช้โปรแกรมอ่านไฟล์ประเภท PDF (PDF Reader) ในการลงลายมือชื่อด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีความน่าเชื่อถือและปลอมแปลงได้ยาก   ข้อดี สามารถดาวน์โหลดมาใช้งานได้ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย เช่น Acrobat Reader, Foxit Reader หน่วยงานสามารถลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์บนเอกสารด้วยวิธีนี้ได้ทันที ไม่ต้องรอการพัฒนาระบบ   ข้อควรพิจารณา โปรแกรมไม่รองรับการเก็บประวัติผู้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ จึงไม่เหมาะสมในการนำมาใช้กับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบองค์กร ไม่รองรับการลงลายมือชื่อเป็นลำดับขั้น เช่น ต้องให้บุคคลแรกลงนามก่อน บุคคลถัดไปจึงจะสามารถลงลายมือชื่อได้ เป็นต้น (ยกเว้นบางโปรแกรมซึ่งอาจมีค่าใช้จ่าย)	ในการส่งเอกสารให้หน่วยงานผู้รับปลายทางหากไม่ได้มีแพลตฟอร์มอยู่แล้ว หน่วยงานผู้ออกเอกสารสามารถใช้การรับส่งผ่านอีเมลของผู้รับปลายทางได้เช่นกัน   ข้อดี ไม่ต้องลงทะเบียนผู้ใช้บนแพลตฟอร์มใหม่ เนื่องจากคนส่วนใหญ่สมัครบริการอีเมลอยู่แล้ว หน่วยงานสามารถดำเนินการออกเอกสารด้วยวิธีนี้ได้ทันที ไม่ต้องรอพัฒนาระบบ   ข้อควรพิจารณา การตรวจสอบประวัติการรับส่ง และเปิดอ่านเอกสารจำนวนมากใช้เวลามาก ถ้าข้อมูลในกล่องข้อความ (Mailbox) เต็ม จะไม่สามารถรับข้อมูลอื่นได้

 

สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
ขั้นตอนการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย Microsoft Word และ
การลงลายมือชื่อด้วย Certificate ผ่านการใช้ Token บนโปรแกรม PDF Reader ได้ที่

Transformation Playbook – ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาและใช้งานระบบการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
แนวทางที่ 2: แนวทางการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป

 

สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ e-Licensing Transformation ได้ที่