Digital Law

• 02 ส.ค. 64
• 10847
• Share

  • 
  • 
  • 

e-Saraban : ลด เลิก ละ ถึงเวลา บอกลา กระดาษ

ลด เลิก ละ เถอะ จะทำแบบเก่าทำไม ในเมื่อเราทำเพื่อสิ่งที่ดีกว่าได้ จากนี้การเกิดขึ้นของเอกสารฉบับหนึ่ง จะไม่ตามมาด้วยเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ภายใต้ระเบียบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ ที่ช่วยให้ “ราชการไทย สื่อสารกันง่ายแค่ปลายนิ้ว”

เมื่อเอกสารแผ่นหนึ่งได้เกิดขึ้น ความยุ่งยากก็ตามมา ไหนจะพิมพ์ ไหนจะซอง ไหนจะส่ง ค่าคน ค่ารถ ค่าขนส่ง เราสูญเสียกันไปเท่าไหร่แล้ว แต่มันจะไม่ยุ่งยากอย่างนี้  ถ้าทำตามระเบียบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ หรือ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564

แล้วส่วนราชการมีหน้าที่ตามระเบียบงานสารบรรณฉบับใหม่ อะไรบ้าง?

 

ถึงเวลา “ลด”

1. ตระเตรียมดำเนินการต่าง ๆ ให้พร้อมสำหรับดำเนินการตาม ข. และ ค. (หรือ ง. ด้วยก็ได้) อาทิ

• การเตรียมการจัดให้มี “email address กลาง” ของหน่วยงาน สำหรับใช้รับและส่งหนังสือราชการ
• การฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ให้สามารถปฏิบัติงานสารบรรณด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้องตามระเบียบฯ เช่น อบรมการใช้อีเมลรับส่งหนังสือ อบรมการใช้โปรแกรม Microsoft Excel สำหรับทำทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ 

ถึงเวลา “เลิก”

ข. ตั้งแต่ 23 สิงหาคม 2564

2. จัดให้มี “email address กลาง” ของหน่วยงานตามรูปแบบที่กำหนดในข้อ 1 ภาคผนวก 7 (ชื่อต้องนำด้วย “saraban” ตามด้วย domain name ของหน่วยงาน เช่น [email protected]) แล้วเผยแพร่ในเว็บไซต์ของหน่วยงาน ทั้งนี้ ส่วนราชการอาจจัดหาลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) เพื่อใช้รับรองหนังสือของส่วนราชการที่จะส่งทางอีเมลด้วยก็ได้

3. จัดให้มีเจ้าหน้าที่หน่วยงานสารบรรณกลางทำหน้าที่รับและ/หรือส่งอีเมลตาม 2. (รวมทั้งแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ ที่มีอำนาจรับ และหรือส่ง หนังสือลับหรือลับมาก ทางอิเล็กทรอนิกส์)

4. เมื่อมี 2. และ 3. แล้วให้แจ้ง email address กลางดังกล่าว รวมทั้งเบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อเจ้าหน้าที่ตาม 3. ได้ ไปยัง สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ​ (สพร. หรือ DGA) เพื่อรวบรวมเผยแพร่ใน online directory ต่อไป (ถ้าทราบแน่นอนก่อน 23 ส.ค. 2564 จะแจ้งก่อนก็ได้)

ทั้งนี้ ส่วนราชการสามารถดู email address กลาง ของหน่วยงานของรัฐทั้งหมดได้ โดย สพร. ได้รวบรวมไว้แล้ว ที่ https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/mailgothai/  และสามารถเข้าถึงได้ในแบบ machine readable ได้ที่  https://docs.google.com/spreadsheets/d/1FrdvFwWmBzlfK5dbsyGvYA9vDuEyb27D0yMaaxgLw_g/edit#gid=0

5. การติดต่อราชการให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (หมายความรวมถึงอีเมล) เป็นหลัก (การใช้เอกสารกระดาษ และส่งไปรษณีย์ เป็นข้อยกเว้นในกรณีเรื่อง “ลับที่สุด” หรือมีเหตุจำเป็นอื่น)

5.1 เมื่อส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วต้องตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง (ทั้งนี้ การส่งหนังสือราชการต้องใช้ email address กลางตาม 2. เท่านั้น)
5.2 เมื่อได้รับหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วต้องแจ้งตอบกลับ (reply) ว่าได้รับแล้ว ทุกครั้ง (ตั้ง Auto Reply ก็ได้)
5.3 กรณีหน่วยงานไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะ การติดต่อราชการโดยใช้อีเมล ให้ปฏิบัติตามภาคผนวก 7
5.4 กรณีหน่วยงานมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะ การติดต่อราชการโดยระบบดังกล่าว ให้เป็นไปตามภาคผนวก



6. กำหนดจำนวนครั้งและเวลาที่เจ้าหน้าที่ตาม 3. ต้องตรวจสอบหนังสือราชการที่ได้รับทาง email address กลางตาม 2. (ซึ่งต้องไม่น้อยกว่าวันละ 2 ครั้ง อย่างน้อย 1 ครั้งในช่วงเช้า และ 1 ครั้งในช่วงบ่าย) (จะบ่อยกว่านั้น หรือ monitor เป็นระยะตลอดวัน ก็ได้)

7. กำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการสำรองข้อมูล (backup) หนังสือราชการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ค. ตั้งแต่ 1 มกราคม 2565

8. การจัดทำทะเบียนและบัญชีต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ ต้องดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (และไม่ต้องทำเป็นรูปเล่มหรือกระดาษให้เป็นการซ้ำซ้อนอีก)
8.1 ทะเบียนหนังสือรับ
8.2 ทะเบียนหนังสือส่ง
8.3 บัญชีหนังสือส่งเก็บ
8.4 ทะเบียนหนังสือเก็บ
8.5 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี
8.6 บัญชีหนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง
8.7 บัญชีฝากหนังสือ และ
8.8 บัญชีหนังสือขอทำลาย

ละ ก็ได้ ไม่ ละ ก็ได้

ง. จะทำหรือไม่ก็ได้ และจะทำเมื่อไหร่ก็ได้

9. กำหนดระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ที่หน่วยงานนั้นถือเป็นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และใช้ในการปฏิบัติราชการได้ เป็นการเพิ่มเติม เช่น แอปพลิเคชัน Microsoft Teams หรือกลุ่มไลน์ทางการของหน่วยงาน เป็นต้น

10. กรณีมีปัญหาหรืออุปสรรคทางเทคนิคเกี่ยวกับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น ขอ email address กลาง, digital signature ฯลฯ) ติดต่อขอรับความช่วยเหลือจาก สพร. (DGA) หรือ สพธอ. (ETDA) ได้

ทั้งนี้ ทาง สพร. และ ETDA ได้ร่วมทีมกับหน่วยงานอื่น ๆ ภายใต้ MoU การเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คอยให้คำตอบทุกหน่วยงานที่เพจ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ 



ที่มา: คำถามที่พบบ่อย (Frequently Asked Questions: FAQ) เพจ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ