TOP

Sitemap

Sitemap Descriptions

เกี่ยวกับ สพธอ.

Knowledge Sharing

เราได้อะไรจาก Virtual Series EP. 1 “Digital Workplace 101"

Digital Trend Documents
  • 28 ส.ค. 64
  • 266

เราได้อะไรจาก Virtual Series EP. 1 “Digital Workplace 101"

ผ่านพ้นไปแล้วกับกิจกรรมครั้งแรกของโครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs ที่ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ร่วมกับ Techsauce จัดขึ้นเพื่อส่งเสริมการทำงานในรูปแบบดิจิทัล หรือ e-Office พร้อมเดินหน้าหา Solution ที่จะเข้ามาช่วย SMEs  ฝ่ากระแสวิกฤตโควิด-19 ลดข้อจำกัดเรื่อง Work from Home ให้ไปต่อได้ไม่สะดุด กับ Virtual Series EP. 1 “Digital Workplace 101" เมื่อวันที่ 19 สิงหาคมที่ผ่านมา

Digital Workplace 101 : สร้าง Digital Workplace ยังไง ไม่ล้มเหลว

จากเวที Exclusive Workshop หัวข้อ Digital Workplace 101 : ออฟฟิศรูปแบบใหม่ ให้เทคโนโลยีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งใน Session สำคัญจาก  Virtual Series EP.1  โดย อรนุช เลิศสุวรรณกิจ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้ร่วมก่อตั้ง Techsauce Media และ วริศร เผ่าวานิช กรรมการผู้จัดการ Techsauce Media มีประเด็นอะไรน่าสนใจบ้าง

“สถานการณ์ COVID-19 เร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำธุรกิจในยุคใหม่ ที่จำเป็นจะต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย ทำให้ทุกภาคส่วนได้รับผลกระทบ ไม่ว่าจะเป็น SMEs บริษัทขนาดใหญ่ หรือแม้แต่บริษัทที่เดิมมีการใช้เทคโนโลยีในการทำงานอยู่แล้ว ก็ยังต้องปรับตัวเช่นเดียวกัน Techsauce เองก็เป็นหนึ่งในนั้น” วริศร กล่าว 

ทาง Techsauce Media แม้ว่าแกนหนึ่งของธุรกิจจะเป็นสื่อออนไลน์ แต่แกนธุรกิจด้านอื่น ๆ ก็ยังมีในส่วนของงาน Event ที่ต้องอาศัยการพบปะ พูดคุย หรือการเดินทางจากต่างประเทศเข้ามา ซึ่งทำให้บริษัทได้ปรับตัวครั้งใหญ่ รวมทั้งในส่วนรูปแบบการทำงานด้วยเช่นกัน  

“รูปแบบการทำงานจะไม่กลับมาเป็นเหมือนเดิม เราอาจจะไม่ต้องกลับไปทำงานที่ออฟฟิศอีกก็ได้  เพราะฉะนั้นเครื่องมือที่เราจะใช้ก็ยังจำเป็น และจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้”

ถอดปม ‘ทำไมหลายบริษัทล้มเหลวในการสร้าง Digital Workplace’ 

วริศร ได้ชี้ถึงปัญหาสำคัญที่ทำให้หลายองค์กรล้มเหลวในการเปลี่ยนออฟฟิศเป็น Digital Workplace คือ ไม่สามารถตอบตัวเองได้ว่า ‘Why : ทำไปเพื่ออะไร’ ทำให้ต้องเสียต้นทุนที่สูง แต่ได้ผลตอบแทนที่ไม่คุ้มค่ากลับมา ซึ่งที่จริงแล้วเป็นโจทย์สำคัญที่ควรตอบได้เป็นข้อแรก ก่อนจะเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน โดยชี้ให้เห็นว่า ควรจะเริ่มต้นที่ Why, How, และ What ก่อน

สิ่งแรกที่เราควรรู้คือ

  • ทำไม (Why) หรืออะไรคือเหตุผลที่เราจะต้องทำหรือต้องเปลียนแปลงรูปแบบการทำงานเป็นดิจิทัล
  • อย่างไร (How) เมื่อเรารู้เหตุผลแล้ว จากนั้นเราต้องหาให้ได้ว่าจะทำอย่างไร และสุดท้ายคือ
  • อะไร (What) คือผลหรือปลายของสิ่งที่เราจะทำ มันคืออะไร
แล้วเราจะตั้งเกณฑ์การวัดผลอย่างไร เช่น เราสามารถลดการใช้กระดาษได้ เราสามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความท้าทายและสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้การสร้าง Digital Workplace ไม่สำเร็จมีอยู่ 6 อย่าง 

  1. ไม่มีข้อตกลงร่วมระหว่างผู้บริหาร
  2. การเปลี่ยนแปลงที่ช้าไป
  3. การเปลี่ยนแปลงที่เร็วเกินไป
  4. ไม่มีการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง
  5. ขาดกระบวนการพัฒนา  
  6. ความไม่เข้าใจในสิ่งที่พนักงานต้องการจริง ๆ

3 สิ่งที่ควรคำนึง หากอยากทำ Digital Workplace สำเร็จ 

1. Business Alignment 
 สิ่งแรกที่ต้องมีก่อน คือวิสัยทัศน์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เราต้องรู้ว่าก่อนว่าถ้าเปลี่ยนแล้วมันจะพลิกรูปแบบการทำงานของเราอย่างไร จะสร้างความสำเร็จให้เราได้ไหม หรือคุ้มค่าไหมที่เราจะเปลี่ยน เมื่อเรากำหนดเป้าหมายและวิสัยทัศน์ได้ เราต้องมีการวางกลยุทธ์ การที่จะเปลี่ยนออฟฟิศให้กลายเป็น e-Office  ต้องทำอะไรบ้าง โดยอาจจะเริ่มจากฐานคิดที่ว่า ออฟฟิศเรามีงานส่วนใดที่เป็นออฟไลน์ ที่จะต้องรับผลกระทบหากต้องทำงานในรูปแบบออนไลน์ เช่นหากต้องล็อคดาวน์อีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นเอกสาร การทำบัญชี การอนุมัติจ่ายเงิน

สุดท้ายแล้วสิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือ Metric หรือตัวชี้วัดความสำเร็จของสิ่งที่เราพยายามเปลี่ยนแปลง เพื่อเป็นตัวชี้วัดว่าต้นทุนที่เราลงไปคุ้มค่าไหม ลดต้นทุนเวลาได้ไหม ลดความยุ่งยากของการทำงานเอกสารได้ไหม หรือ พนักงานมีความสุขไหม

วริศร ได้ยกตัวอย่างการใช้แพลตฟอร์มออฟฟิศออนไลน์ที่ชื่อว่า Gather Town  ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันประชุมออนไลน์ที่เราสามารถสร้างออฟฟิศจำลองขึ้นมาได้ ในแพลตฟอร์มนี้พนักงานทุกคนจะมี avatar ของตัวเอง เสมือนกับเราอยู่ในออฟฟิศจริง ๆ ซึ่งนอกจากจะเข้ามาช่วยยกระดับการสนทนาให้มีประสิทธิภาพแล้ว วริศร ยังบอกว่ามาตรวัดหนึ่งของการใช้ Gather Town เพื่ออยากจะให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น เพราะทำให้บรรยากาศการ Work from Home ดูมีสีสันขึ้นมาได้ ไม่น่าเบื่อ  

2. People Alignment เป็นหัวใจสำคัญ ถ้าเรามีเงิน เราสามารถซื้อเทคโนโลยีมาใช้ได้เรื่อย ๆ เมื่อไรก็ได้ ต่างกับทรัพยากรคน ที่ต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง ซึ่งปัญหาคือหลายที่ไม่พร้อม “การจะเปลี่ยนแปลงนั้น ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานรู้สึ มีส่วนร่วมกับการแก้ปัญหาด้วย เปิดโอกาสให้พนักงาน ได้พูดความต้องการหรือปัญหาของตัวเอง และให้พนักงานช่วยกันคิดหาวิธีแก้ไข ตรงนี้อาจทำให้เราสามารถลดค่าใช้จ่ายที่จะจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกได้ด้วย”  ซึ่งนอกจากการเปลี่ยนแปลงเรื่องบุคลากรแล้ว คุณวริศรชี้ว่า รูปแบบหรือวัฒนธรรมองค์กรก็จะควรต้องปรับเปลี่ยนตามไปด้วย เพื่อเอื้อต่อการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมากที่สุด 

3. Technology Alignment  “หลายคนมาเริ่มจากจุดนี้ก่อน  ทำให้เป็นปัญหา เพราะไม่ได้คำนึงถึงสองข้อแรกด้วย  ว่าเทคโนโลยีที่เราเลือกมาใช้เหมาะสมไหม สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ในการเปลี่ยนแปลง ความพร้อมของพนักงาน และรูปแบบองค์กรของเราหรือไม่ ซึ่งเราสามารถเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับองค์กรของเราได้ผ่านการศึกษา หาข้อมูล และการทดลองใช้” นอกจากนี้ วริศร ได้กล่าวถึงเรื่องความเป็นส่วนตัว และความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลซึ่งเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ควรนำมาพิจารณา เมื่อต้องการเลือกซื้อเทคโนโลยีใดเข้ามาช่วยทำงาน

สุดท้ายแล้วเราต้องไม่ลืม Start with why? ตอบตัวเองให้ได้ก่อนว่าเราจะเปลี่ยนแปลงมันไปทำไม และเลือกเปลี่ยนสิ่งที่เร่งด่วนและจำเป็นที่สุดเป็นอย่างแรก โดยต้องสร้างแผนกลยุทธ์และจุดหมายในการเปลี่ยนแปลงของเรา ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีอาจไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดเสมอไปในการทำ Digital Workplace 

3_landing_streamyard_keynote_1.png

คลื่นยักษ์ของการเปลี่ยนแปลง เมื่อเทคโนโลยีครองโลก

อีกเซสชันน่าสนใจคือ  Virtual Talk ในหัวข้อ The Urgency of Digital Workplace Transformation : เมื่อการทำงานบนกระดาษไม่ตอบโจทย์เราอีกต่อไป โดย อริยะ พนมยงค์ CEO ของบริษัท Transformational ได้มาเล่าถึงความสำคัญและความเร่งด่วนของการต้องปรับตัว รับการเปลี่ยนแปลงอย่างก้าวกระโดดของเทคโนโลยี 
 

อริยะ ให้ความเห็นถึงผลกระทบของ COVID-19 ครั้งนี้ว่า “การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้เป็นเหมือนคลื่นยักษ์  แต่ไม่ใช่คลื่นลูกใหม่ แต่ก่อนหน้านี้เราอาจจะไม่ได้มองเป็นเรื่องใกล้ตัว มองว่าเรายังมีเวลาแต่ในความเป็นจริง เราไม่ได้มีเวลาขนาดนั้น และการเปลี่ยนแปลงนี้ก็ไม่ใช่แค่ทางเลือกแต่เป็นทางเดียว ต่อไปนี้จะไม่มีการกลับไปสู่โลกแบบเดิมอีกแล้ว  เพราะในช่วงระยะเวลาหนึ่งปีครึ่งที่ผ่านมาผู้บริโภคได้ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมไปแล้ว เช่น การซื้อของออนไลน์ การสั่งอาหารออนไลน์ คำถามคือเราจะเดินต่ออย่างไร” 

เทคโนโลยีกำลังครองโลก 

อริยะ ได้ยกตัวอย่างให้เห็นภาพการเติบโตแบบก้าวกระโดดของอุตสาหกรรมเทคโนโลยี โดยมีตัวชี้วัดสำคัญคือมูลค่าของบริษัทด้านเทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้นหลายเท่าตัวในตลาดหลักทรัพย์ของสหรัฐ  และเพิ่มขึ้นพุ่งแซงมูลค่าบริษัทน้ำมัน หรือธนาคาร ที่ในอดีตเคยเป็นอุตสาหกรรมที่มีมูลค่าสูงที่สุดในตลาด

วงการเทคโนโลยีหรืออุตสาหกรรมเทคโนโลยีเป็นบริษัทที่ใหญ่ที่สุดในโลก ไม่ใช่ธนาคาร หรือบริษัทน้ำมัน ในขณะที่ปี 2011 บริษัทน้ำมัน ธนาคาร เป็นอุตสาหกรรมที่มีมูลค่าบริษัทสูงสุด โดยมีบริษัทเทคโนโลยีสองแห่งเท่านั้นที่ติดอันดับหนึ่งในสิบ  แต่ในปี 2021 แปดในสิบของบริษัทที่ใหญ่ที่สุดในโลก เป็นบริษัทเทคโนโลยี บริษัทอย่าง Apple สามารถมีมูลค่าในตลาดเพิ่มสูงขึ้นมาล้านล้านเหรียญภายในเวลาหนึ่งปีเท่านั้น และหนึ่งปีที่ผ่านมานั้นเป็นหนึ่งปีของ COVID-19 นี่เป็นอุตสาหกรรมที่เติบโตอย่างน่ากลัวมาก ๆ แสดงให้เห็นว่าอุตสาหกรรมเทคโนโลยีเติบโตแบบก้าวกระโดดในภาวะการระบาดของ COVID-19

Disruptive Business Model บริการฟรี หารายได้อย่างไร?

เมื่อพูดถึงเทคโนโลยี มันไม่ใช่แค่เทคโนโลยีอย่างเดียว สิ่งที่ทำให้มันเกิดขึ้นได้ เป็นสิ่งที่เราเรียกว่า Business Model  มันเหมือนวิธีการหารายได้ในรูปแบบใหม่ของการทำธุรกิจ คำถามง่ายๆ ทุกวันนี้เราจ่ายค่าบริการให้บริษัท เช่น Youtube, Facebook, Line หรือ Google เดือนละเท่าไหร่ ? เราไม่ได้เสียค่าบริการเลย เขามีลูกค้าเป็นพันล้านทั่วโลก เขาให้เราใช้ฟรี แล้วรายได้มาจากไหน ส่วนหนึ่งก็มาจากการโฆษณา แบรนด์หรือธุรกิจที่ต้องการเข้าถึงลูกค้าก็ต้องเสียค่าใช้จ่าย 

เรียนรู้ Business Model จากธุรกิจใหม่

เมื่อถามว่าทำไมพวก Food Delivery หรือ  e-Commerce ถึงให้บริการฟรี เหตุผลหนึ่งคือ นั่นเป็นวิธีการเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมผู้บริโภค ถ้า e-Commerce ขายของที่เหมือนในห้างแล้วราคาเท่ากัน แล้วต้องเสียค่าส่ง  เราก็คงไม่ใช้  ถ้าราคาเท่ากันแต่ส่งฟรี จะเริ่มน่าสนใจ แต่ถ้าราคาถูกกว่าแล้วส่งฟรีอีก ใช้แน่นอน นี่คือการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้บริโภค เพราะถึง COVID-19 หายไปพฤติกรรมพวกนี้จะไม่หายไป นี่คือสิ่งที่ทุกบริษัทเทคโนโลยีพยายามสร้าง นั่นก็คือพฤติกรรมหรือนิสัยใหม่ในการใช้บริการพวกนี้ นี่คือเหตุผลอันดับหนึ่งที่ต้องทำ 

อีกเหตุผล แพลตฟอร์มประเภทนี้พร้อมที่จะเสียเงินในบางส่วนเพื่อสร้างวิธีการทำธุรกิจใหม่ๆ เช่น ธุรกรรมการเงิน ปล่อยเงินกู้ให้ SMEs ให้ผู้บริโภค “ผมอยากยกตัวอย่างจาก Tesla ถามว่าแพงไหม ก็ไม่ได้อยู่ในกลุ่มที่ราคาแพง ไม่ใช่รถหรู แต่สิ่งที่น่าสนใจคือ Tesla เป็นบริษัทรถยนต์ที่มีมูลค่าสูงที่สุดในโลก สิ่งที่น่าสนใจคือในขณะที่ Tesla ผลิตรถปีละห้าแสนคัน  Toyota สิบล้านคัน แต่คนที่ผลิตรถปีละห้าแสนคันมีมูลค่าตลาดอันดับหนึ่ง นี่คือโลกยุคใหม่ที่เราอยู่ ต้องไม่ลืมว่า Tesla ไม่ใช่บริษัทผลิตรถ แต่เป็นบริษัทพลังงาน”

ก้าวสู่ยุค The Internet of Value

อริยะ กล่าวว่า ยุคที่เรากำลังอยู่เป็นยุค Internet of Information ซึ่งเป็นการเคลื่อนไหวของข้อมูล เป็นพื้นฐานที่สุดที่เราทำได้เพราะเรามีอินเทอร์เน็ต  และเรากำลังจะเข้าสู่ยุค Internet of Value ที่ไม่ใช่แค่ข้อมูลที่จะเคลื่อนไหวไปทั่วโลก แต่มันคือเงิน ธุรกรรมทางการเงิน สินทรัพย์  Blockchain Cryptocurrency  และวันหนึ่งมันจะเติบโตแบบอินเทอร์เน็ตในวันนี้ 

Digitizing Thai SMEs

ในแง่ของการเปลี่ยนรูปแบบธุรกิจเป็นดิจิทัลในไทยนั้น คุณอริยะเองยอมรับว่าเป็นเรื่องที่ยาก ซึ่งเหตุผลสำคัญก็คือต้องใช้ทรัพยากรและทักษะสูง แต่ก็เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ 

“มันไม่ได้มีสูตรสำเร็จ เพราะถ้ามีป่านนี้เราคงทำได้กันหมด ถ้าเรามาดูว่าทำไมมันถึงทำได้ยาก ต้องยอมรับว่าจำนวนผู้ประกอบการในประเทศไทยตอนนี้ ธุรกิจขนาดเล็กเป็นสองในสามของทั้งหมด ผมเข้าใจว่าไม่ได้มีเวลาหรือทรัพยากรที่จะให้ลองผิดลองถูกมากนัก แต่มันก็เป็นเรื่องที่หนีไม่พ้น การกระโดดเข้าไปในโลกออนไลน์อาจจะไม่ได้เป็นสิ่งที่ยาก แต่การขายในโลกออนไลน์เป็นเรื่องที่ต้องใช้ทักษะ และใช้เวลา ที่สำคัญคือมีผู้ประกอบการอีกหลายล้านที่ไม่ได้อยู่ในโลกออนไลน์” 

ปัญหาที่สองที่เราอาจจะมองไม่เห็นคือคู่แข่งของเรามาจากต่างประเทศ สินค้าสองชิ้น ชิ้นที่มาจากต่างประเทศอาจจะขายถูกกว่าก็ได้ ซึ่งก็เป็นปัญหาหนึ่งที่ต้องฝากหน่วยรัฐบาลช่วยดูแล และปัญหาสุดท้ายคือความซับซ้อน มันต้องอาศัยทักษะเยอะมาก

เราควรใช้แพลตฟอร์มใด?

คำถามที่มักถูกถามบ่อยครั้งคือ เราควรจะใช้แพลตฟอร์มใด หรือ แพลตฟอร์มไหนดีกว่ากัน  ? ซึ่ง อริยะ ได้ให้คำตอบว่า การเลือกใช้แพลตฟอร์มใดนั้นขึ้นอยู่กับธุรกิจที่เราทำ 

1. Search  เมื่อแพลตฟอร์มปัจจุบันทำให้การทำการตลาดแตกต่างกันออกไปมากขึ้น ดังนั้น ผู้ประกอบการควรดูก่อนว่า จะทำอย่างไรให้ลูกค้าค้นหาเราได้ง่ายขึ้น ดังนั้นการที่ธุรกิจมีเว็บไซต์ถือเป็นตัวช่วยที่ดี แต่คำถามสำคัญกว่าคือ ธุรกิจ หรือกลุ่มธุรกิจที่เราทำอยู่เป็นสิ่งที่ลูกค้ากำลังค้นหาอยู่หรือไม่
2. Social Commerce กลุ่มแฟชั่น ความสวยงาม อาหารเสริม อาหาร  เป็นกลุ่มทำได้ดี แต่ประเด็นสำคัญ หรือทักษะสำคัญที่ต้องมีคือการสร้างคอนเทนต์สร้างสตอรี่ ผมอยากจะเห็นรูปภาพที่สวยงาม มีความสนุกในการเล่าเรื่อง ไม่ได้ลดแลกแจกแถมอย่างเดียว  การสร้างเนื้อหาเป็นอีกทักษะสำคัญใน Social Commerce
3. e-Commerce เช่น Shopee Lazada  เป็นกลุ่มที่เน้นโปรโมชั่น ที่แข่งกันที่ราคาพอสมควร คำถามสำคัญคือ เราอยากแข่งที่ราคาไหม  ถ้าไม่ก็ไปที่กลุ่ม Social Commerce ดีกว่า 
4. Food Delivery สิ่งสำคัญคือไม่ใช่ทุกร้านอาหารเคยทำออนไลน์ และอยู่ดีๆต้องปรับตัว ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย ร้านที่มักจะขายดีก็มีเมนูไม่กี่อย่าง ไม่จำเป็นต้องมีเมนูสี่สิบห้าสิบรายการ  

ทั้งนี้ อริยะ มองว่า ไม่ได้มีกลุ่มไหนดีกว่ากัน ขึ้นอยู่กับธุรกิจ ซึ่งตัวชี้วัดก็คือเราลงทุนไปคุ้มค่าไหม “สิ่งที่แนะนำนอกจากการศึกษาคือไปตามเลย แบรนด์นี้ คนขายคนนี้ ลองไปดู key ของเค้าแล้วศึกษา ไปแกะ แล้วลองทำดู” 

Know your Customer 

ในช่วงสุดท้ายนั้น อริยะ ได้ย้ำอีกครั้งถึงความสำคัญของการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้า ที่จะนำมาสู่การลดต้นทุนให้กับธุรกิจได้ “เราอยู่ในยุคที่ข้อมูลของลูกค้าสำคัญ ถามว่าข้อมูลลูกค้าอยู่กับใคร อยู่กับเราหรือแพลตฟอร์ม ซึ่งผมตอบได้เลยว่าแพลตฟอร์ม ที่เราต้องไปเสียเงินทำการตลาดบนโลกดิจิทัล มันเป็นการเช่าข้อมูลของแพลตฟอร์ม เพราะฉะนั้นสิ่งหนึ่งที่อยากจะแนะนำ ทุกครั้งที่เราดึงข้อมูลของลูกค้ามาได้ เวลาเราส่งอาหารให้ใคร ส่งพัสดุให้ใคร เก็บข้อมูลตรงนี้ แล้วพยายามสร้างช่องทางที่เรายิงเข้าถึงลูกค้าของเราได้ ไม่ใช่แค่ใช้แพลตฟอร์มอย่างเดียว เพราะถ้าเราไม่รู้จักลูกค้าของเรา ทุกครั้งเราต้องจ่ายเงินดันสินค้าของเราออกไป”

สุดท้ายแล้วแม้การปรับเปลี่ยนรูปแบบธุรกิจจากเดิมไปสู่ระบบดิจิทัล จะเป็นเรื่องที่ยาก แต่เราเองก็ไม่ได้มีทางเลือกมากนัก หากเริ่มศึกษาช้าก็จะเดินไปได้ช้า เพราะเราไม่สามารถเปลี่ยนกระแสการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ได้ และโลกเราจะไม่กลับไปสู่ยุค Analog อีกต่อไป

4_landing_streamyard_Fireside-chats_1.png

e-Office เป็นมากกว่าแค่ออฟฟิศออนไลน์

สำหรับ Virtual Talk หัวข้อ e-Office and How It Benefits Your Organization : e-Office เป็นมากกว่าแค่ออฟฟิศออนไลน์ โดย Service Provider ร่วมกับ ETDA เพื่อร่วมกันปลดล็อกทำความเข้าใจเรื่อง Digital Workplace , Smart Contract และระบบบริหารจัดการบุคคล ที่ SMEs สามารถประยุกต์ใช้ได้ ได้รับเกียรติจาก ปกาสิต วัฒนา กรรมการผู้จัดการ/Digital Monetization บริษัท Brainergy Co., Ltd. จุติพันธุ์ มงคลสุธี กรรมการผู้จัดการ บริษัท โกไฟว์ จำกัด และ วริสร์ โอวัฒนา กรรรมการผู้จัดการ APAC , Amity โดยมี ดร.ตฤณ ทวิธารานนท์ ที่ปรึกษา/ประธานกรรมการโครงการทดสอบนวัตกรรมฯ ETDA ร่วมแลกเปลี่ยน มีประเด็นอะไรน่าสนใจบ้าง

Digital Workplace และวิธีการนำไปปรับใช้กับธุรกิจ SMEs 

Digital Workplace คือการที่เราทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา หรือ การที่องค์กร บริษัท เอาเทคโนโลยีที่มีอยู่มาปรับใช้ เพื่อให้เกิดการพัฒนา เพิ่มประสิทธิภาพ ทำให้พนักงานหรือองค์กรของเราทำงานได้ดีขึ้น หรือทำให้เราสามารถทำงานได้จากทุกที่ และทุกอุปกรณ์  สิ่งที่สำคัญไปกว่านั้นคือพนักงานของเราต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานได้จากทุกที่ ในปัจจุบันมีเครื่องมือในตลาดเยอะมาก ทั้งแบบเสียและไม่เสียค่าใช้จ่าย ที่สามารถสร้างประสิทธิภาพให้การทำงานได้ 

เมื่อพูดถึงเครื่องมือที่เหมาะสมที่องค์กรควรจะนำมาใช้นั้น วริสร์ แนะว่าควรจะเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย เหมือนกลุ่ม Free Tool Communication ทั่วไป แต่ต้องมีความสามารถมากกว่า โดยได้ยกตัวอย่างจากเครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสารของ Amity เอง ที่นอกจากจะสามารถแช็ตคุยกันได้ปกติแล้ว ยังสามารถแบ่งหัวข้อการสนทนาตามภาระงานได้ เพื่อเพิ่มความสะดวก ลดความสับสน อีกทั้งยังมีเครื่องมือสำหรับมอบหมายงาน และสามารถตรวจสอบได้ว่าเสร็จแล้วหรือยัง 

สำหรับคำแนะนำถึงผู้ประกอบการในธุรกิจ SMEs ที่ต้องการจะนำเทคโนโลยีมาเปลี่ยนรูปแบบการทำงานนั้น สิ่งที่เน้นย้ำให้พิจารณาคือ  ความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล  และวิสัยทัศน์ของผู้นำในการเปลี่ยนแปลง “เราต้องทำให้ลูกค้าของเรามั่นใจได้ว่า เครื่องมือที่เรานำมาใช้นั้น มีความรัดกุม รอบคอบ ในเรื่องการรักษาความมั่นคงปลอดภัย” 

ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จได้ ต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์ได้ แล้วต้องอย่างรวดเร็ว หรือ Real time ด้วย ไม่อย่างงั้นเราจะปรับตัวไม่ทัน สิ่งนี้จะทำให้ธุรกิจเกิดความแตกต่าง และมีแต้มต่อ

“ความท้าทายของ SMEs หากอยากจะนำเทคโนโลยีมาทำ Digital Workplace คือ เจ้าของกิจการหรือเจ้าของบริษัท ต้องเห็นความสำคัญของการนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กรด้วย SMEs ส่วนใหญ่จะไม่มีผู้เชี่ยวชาญเทคโนโลยีของบริษัทมาแนะนำ เพราะฉะนั้นเจ้าของกิจการอาจจะต้องสวมหมวกสองใบ เป็นทั้ง CEO ด้วย เป็น Chief Technology Office ด้วย หรืออีกทางเลือกหนึ่งเราอาจจะต้องหาพาร์ตเนอร์ที่จะเข้ามาแก้ปัญหาให้เราได้ เช่น พวกบริษัทซอฟต์แวร์” 
 

Digital Smart Contract ปลดล็อกการเซ็นเอกสาร

ปกาสิต เริ่มต้นด้วยการพูดถึงปัญหาและอุปสรรคที่ทุกภาคธุรกิจต้องเจอในเรื่องของการทำงานเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงสถานการณ์โรคระบาด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเซ็นเอกสาร ที่มีความล่าช้าติดขัด อีกทั้งยังมีอุปสรรคในแง่ข้อจำกัดทางกฎหมาย และการตรวจสอบเอกสารย้อนหลัง หากผู้ประกอบการต้องการข้ามอุปสรรคดังกล่าว ด้วยการนำเทคโนโลยี Smart Contract มาใช้นั้น สิ่งหนึ่งที่ควรทำให้สำเร็จนอกจากการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ดีมาใช้ คือการสร้างความไว้ใจกับระบบ เพราะหลายคนยังมองว่าการใช้เทคโนโลยีมีความเสี่ยงสูง โดยเฉพาะกับงานเอกสารสำคัญ 

“สิ่งที่ทุกคนยังขาดคือความไว้ใจ  เราต้องหาว่าระบบที่จะทำให้เขาไว้ใจคืออะไร หรืออาจจะเริ่มเปลี่ยนแปลงจากงานที่เราพอจะรับความเสี่ยงได้ พอจะควบคุมได้ สุดท้ายเราอาจจะไม่ได้เลือกซื้อเทคโนโลยีที่ดีที่สุด แต่เป็นเทคโนโลยีที่เราไว้ใจ สิ่งที่สำคัญคือมันต้องมีการเปิดรับเครื่องมือนั้นเข้ามา แล้วเรียนรู้ ผู้บริหารก็ต้องไว้ใจระบบนั้น ผู้ใช้งานก็ต้องรู้สึกอุ่นใจ เราจะไม่เอาระบบใหม่มาเป็นภาระใหม่” 

 

ระบบบริหารงานบุคคล เมื่อเทคโนโลยีสัมพันธ์กับคน

เมื่อถามถึงความสำคัญของการสร้างแพลตฟอร์มมาช่วยในระบบบริหารงานบุคคลนั้น จุติพันธุ์ มองว่า ปัญหาของระบบบริหารงานบุคคลนั้นชัดเจนขึ้นอย่างมากในสถานการณ์โควิด ทั้งในเรื่องของการทำเอกสาร การทำใบเบิก หรือการขอลา ทั้งนี้ในมุมมองของเขา เห็นว่า ระบบเทคโนโลยีบริหารงานบุคคลที่ดีนั้น จะต้องเข้ามายกระดับความสัมพันธ์ในองค์กรให้ดีขึ้น ทั้งระหว่างพนักงานและนายจ้างและระหว่างพนักงานต่อองค์กร อีกทั้งต้องทำให้พนักงานรู้สึกมีอิสระและอำนาจที่จะจัดการระบบบริหารงานบุคคลได้ด้วยตัวเอง 

“ระบบที่ดีจะช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและบริษัทดียิ่งขึ้น พนักงานสามารถมีอิสระที่จะเลือก และเข้าถึงข้อมูลของตัวเองได้ เช่น พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูล ตรวจสอบข้อมูลของตัวเองได้ เช็ควันลาและทำเรื่องลาได้ด้วยตัวเอง ผ่านแอปพลิเคชั่นในโทรศัพท์ เขาจะต้องรู้สึกว่าเขาสามารถบริหารจัดการเองได้ และไว้ใจระบบบริหารงานบุคคล หรือ เงื่อนไขของระบบบริหารงานบุคคลที่ตั้งขึ้นมา ถ้ามองให้ไปไกลกว่านั้น เช่น หากมีระบบการประเมินพนักงาน แบบ 360 องศา พนักงานจะต้องสามารถประเมินได้ว่าตอนนี้ตัวเองเป็นยังไง หัวหน้ามองเขายังไง และตัวเขามององค์กรยังไง"

จุติพันธุ์ ในฐานะของ Service provider ที่ทำแพลตฟอร์มบริหารงานบุคคล ได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการทำแพลตฟอร์มประเภทนี้ไว้ด้วย

  • ควรมองหาซอฟต์แวร์ ที่เป็น Cloud based ที่เข้าถึงข้อมูลจากไหนก็ได้
  • หาระบบที่มอบอำนาจกับพนักงานให้เขาบริหารเองได้ เป็นสิ่งแรกๆ ที่เราควรมองหา เพื่อลดภาระของ HR ด้วย 
  • ควรมองหาระบบที่ใช้งานง่าย น่าใช้ ตรงนี้ก็จะช่วยเวลาเราเลือกรับเทคโนโลยีอะไรเข้ามา
  • สุดท้ายคือให้มองหาคุณสมบัติที่เราต้องการ เช่น ระบบที่สามารถช่วยเราทำเงินเดือน การจ่าย OT หรือสวัสดิการ ถ้าเราหาระบบที่ครบวงจรได้ ก็จะช่วย HR ได้มากขึ้น

สุดท้ายแล้ว จุติพันธ์ุ มองการพัฒนาของระบบหรือแพลตฟอร์มบริหารงานบุคคลว่าจะทวีความสำคัญมากยิ่งขึ้นในอนาคต และให้อิสระกับพนักงานมากยิ่งขึ้น เช่น พนักงานอาจจะเลือกรูปแบบสวัสดิการที่เขาต้องการได้ มันจะยืดหยุ่นมากขึ้น ซึ่งเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติในการเป็นระบบบริหารที่ดี

นี่เป็นเพียงตัวอย่างของแพลตฟอร์มของคนไทย ที่จะช่วยยกระดับ e-Office ของ SMEs ไทยให้มีประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น สำหรับ SMEs ที่สนใจยังสามารถติดตามโครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs โดย ETDA และ Techsauce เพื่อร่วมกิจกรรมครั้งต่อๆ ไป และติดตามข้อมูลทดลองใช้แพลตฟอร์มฟรีในกิจกรรม Business Matching ที่จะเกิดขึ้นในเร็ว ๆ นี้ 

e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs

Rating :
Avg: 0 (0 ratings)