เอกสารในกระบวนการค้า

เพื่อให้เห็นภาพการใช้งานเอกสารและข้อมูลในกระบวนการนำเข้าและส่งออกสินค้าได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น ที่ปรึกษาได้ดำเนินการศึกษากรณีศึกษาใน 3 กรณี ได้แก่ การส่งออกข้าว การส่งออกผักผลไม้สดและแห้ง และการนำเข้าวัตถุอันตรายทางการเกษตร โดยมีข้อสังเกตเกี่ยวกับการใช้งานเอกสาร/ข้อมูลเดียวกันในหลายกระบวนการ ซึ่งเป็นสาเหตุให้เกิดความซ้ำช้อนในการจัดเตรียมเอกสาร/ข้อมูลเพื่อทำกิจกรรมต่าง ๆ ในห่วงโซ่อุปทานให้สำเร็จลุล่วง ทั้งนี้ ที่ปรึกษาวิเคราะห์การใช้งานเอกสาร/ข้อมูลดังกล่าวออกมาเป็น 4 กลุ่ม ได้แก่

เอกสาร/ข้อมูลที่ใช้ในการดำเนินกิจกรรมซื้อขายสินค้า (Commercial Procedures)
เกี่ยวข้องกับการติดต่อแลกเปลี่ยนสินค้าและบริการระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย
เอกสาร/ข้อมูลที่ใช้ในการดำเนินกิจกรรมขนส่ง (Transport Procedures)
เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการขนส่งและเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างผู้เกี่ยวข้องในประเทศและระหว่างประเทศ
เอกสาร/ข้อมูลที่ใช้ในการดำเนินกิจกรรมขอใบอนุญาตรับรอง (Regulatory Procedures)
เกี่ยวข้องกับการขออนุญาต/รับรองตามแต่ละชนิดสินค้าและพิธีการศุลกากร
เอกสาร/ข้อมูลที่ใช้ในการดำเนินกิจกรรมชำระเงิน (Financial Procedures)
เกี่ยวข้องกับการโอนเงินหรือชำระค่าสินค้า/บริการผ่านช่องทางที่กำหนดไว้