the coronation of king rama x
email Webmasster contact's email   phone to ETDA  0-2123-1234
TH | EN


เผยแพร่ 05.11.2012 (7 ปีที่ผ่านมา) | แก้ไขล่าสุด 12.11.2019 | อ่าน 236904

วิธีลัดในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจสำหรับองค์กรภาครัฐและเอกชน


          การเรียนรู้วิธีการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจนั้นล้วนเป็นสิ่งที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในองค์กรภาครัฐและภาคเอกชน ทุกตำแหน่งในองค์กรไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับสูง ผู้อำนวยการ ผู้จัดการ เลขานุการ และเจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติการ หากต้องมีการติดต่อสื่อสารกับชาวต่างชาติ โดยเฉพาะในยุคสมัยนี้ใช้การโต้ตอบอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษแทนการส่งจดหมายเพราะเป็นวิธีการที่เป็นสากลนิยม สะดวก รวดเร็ว ประหยัด การโต้ตอบอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษที่ดีควรให้มีความกระชับ ชัดเจน ได้ใจความ ผู้เขียนสื่อความให้ผู้อ่านได้ทราบใจความสำคัญและจุดประสงค์ของสิ่งที่ต้องการ มีหลายท่านอาจเคยได้มีการศึกษาวิธีการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจจากแหล่งความรู้หรือเว็บไซต์ต่างๆ ของคนไทยมาบ้างแล้ว หรือบางท่านอาจมีพื้นฐานภาษาอังกฤษที่ดีอยู่แล้ว อย่างไรก็ดีการฝึกเขียนโต้ตอบจากสถานการณ์จริง อยู่เป็นประจำย่อมเป็นการต่อยอดความรู้ที่มีอยู่มิให้เลือนหายไป ฉะนั้นในเนื้อหาวิธีลัดในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจสำหรับองค์กรภาครัฐและเอกชน (Shortcut key to writing a business email) ผู้เขียนได้แปลและเรียบเรียงมาจากเว็บไซต์ของต่างประเทศซึ่งมีเนื้อหาที่ครอบคลุมการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจในสถานการณ์ต่างๆ ที่ชาวต่างชาตินิยมใช้กันมีวิธีการดังนี้

คำขึ้นต้นประโยคในการโต้ตอบอีเมล์รูปแบบที่เป็นทางการ (Formal emails)
-กรณีที่เราไม่ทราบชื่อบุคคลที่ติดต่อให้ขึ้นต้นประโยคด้วย "Dear Sir", "Dear Madam" or "Dear Sir / Madam". ซึ่งนิยมใช้กันมากที่สุด

-กรณีที่เราส่งอีเมล์ถึงกลุ่มคนในที่ทำงานเดียวกัน หรือในสำนัก/ฝ่าย/แผนกให้ขึ้นต้นประโยคด้วย "Dear All", "Dear colleagues", or "Hello everyone".

-กรณีที่เราส่งอีเมล์ถึงกลุ่มของผู้บริหารในองค์กรให้ขึ้นต้นประโยคด้วย "Dear Managers", "Dear Directors" or "Dear Board members".

          วิธีลัดง่ายๆในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษเราสามารถ ทำการ copy เนื้อความจากผู้ส่งและใช้คำทักทายโดยโต้ตอบให้เป็นการตอบกลับจากเนื้อความของผู้ส่ง โดยมีตัวอย่างประโยคขึ้นต้นที่นิยมใช้ในการโต้ตอบมีดังนี้

1. ประโยคขึ้นต้นที่ใช้ในการตอบกลับอีเมล์ก่อนหน้าที่ผู้เขียนได้ส่งมาถึงเรา ได้แก่ Thanks for the information., Thanks for your phone call., Thanks for getting me the figures.
2. แจ้งจุดประสงค์ในเรื่องที่ต้องการอัพเดทติดต่อได้แก่ Just a quick note to tell you…,
Just a quick note to let you know…, Just to update you on…
3. อ้างถึงเอกสารแนบ ได้แก่Take a look at the attached file. Have a quick look at the file I've attached about… Thought you might find the attached interesting.
4. แจ้งแผนการเปลี่ยนแปลงได้แก่ Sorry, but I can't make the meeting tomorrow.
Sorry, but I won't be able to meet you next week., Sorry, but something has come up and I can't meet you for lunch.

ตัวอย่างวลีที่นิยมใช้ในคำขึ้นต้นและคำลงท้ายในการโต้ตอบอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจแบบ British English.

1.       คำขึ้นต้นและคำลงท้ายในการโต้ตอบอีเมล์สำหรับใช้ในการสมัครงาน เช่น
 Dear Sir / Madam
I am writing to apply for…
End:
I look forward to hearing from you
Yours faithfully

2.       คำขึ้นต้นและคำลงท้ายในการโต้ตอบอีเมล์สำหรับใช้ในการติดต่อธุรกิจที่เป็นทางการ เช่น
Dear Mr. Smith Dear Ms. Smith
I am writing to enquire about your prices…

End:
I look forward to hearing from you at your earliest convenience.
Yours sincerely

      3. คำขึ้นต้นและคำลงท้ายในการโต้ตอบอีเมล์สำหรับใช้ในการติดต่อธุรกิจที่เป็นทางการกรณีที่มีการ
อ้างอิงถึง

To whom it may concern
I write with reference to Ms. Smith…
End
Yours faithfully

      4. คำขึ้นต้นและคำลงท้ายในการโต้ตอบอีเมล์สำหรับใช้ในการติดต่อธุรกิจที่ไม่เป็นทางการและมีความใกล้ชิดสนิทสนมกัน
Dear (+ first name)
Just a quick note to remind you about
End
Best wishes / Kind regards

ตัวอย่างการโต้ตอบอีเมล์สำหรับใช้ในการติดต่อประสานงานในธุรกิจทั้งองค์กรภาครัฐและภาคเอกชน

- การกล่าวอ้างอิงถึง อาทิ เช่น
"With reference to your letter, I…"
"In response to your letter, I can confirm…"
"With regard to your memo, I…"
"Following our phone conversation, I….."
"I am writing with reference to your enquiry…"
"Thank you for your letter of  asking for…"

- การตอบกลับตามคำขอ อาทิ เช่น
"As you requested, I am enclosing a brochure about our adventure holidays."
"As you suggested, I am sending you my CV."
"In answer to your enquiry, I am enclosing information which I hope will be useful to you."
"As promised, I am sending you the…"

- การกล่าวคำขอบคุณ อาทิ เช่น
"Thank you for your letter in which you enquired about…"
"Thank you for your advice regarding…"
"I am writing to thank you for your assistance…"

- การแจ้งให้ทราบ อาทิ เช่น
"It has come to our notice that…"
"I am writing to inform you that…"
"Please be advised that…"
"I am writing to advise you that…"

- การแจ้งยืนยัน อาทิ เช่น
"I am writing to confirm …."
"I would like to confirm …."

- การสอบถามข้อมูลหรือการขอคำปรึกษา อาทิเช่น
"I am writing to enquire about …."
"I would be interested to receive further details about …."
"Please could you give me the necessary details concerning …?"
"I would be grateful for your advice concerning…"
"I would appreciate your advice on …"

- การอธิบายหรือการชี้แจงให้เกิดความชัดเจน อาทิเช่น
"I am writing to explain …"
"I would like to clarify certain points regarding clarifying …"
"I would like to take this opportunity to clarify …"

- การให้คำแนะนำหรือให้คำปรึกษา อาทิ เช่น
"In response to ….. may we suggest that you contact …."
"With regard to your enquiry about … we advise you to … "
"We would like to advise all our customers to …"

- การส่งเอกสารแนบไฟล์ อาทิเช่น
"Please find enclosed …."
"Enclosed please find …"
"Enclosed is a …"
"Enclosed are …."
"I am enclosing a …"
"I have pleasure in enclosing …"

- การกล่าวคำขอโทษ อาทิเช่น
"Please accept our apologies for this misunderstanding."
"We apologise for our mistake and we would like to take this opportunity to assure you that it will not happen again."
"We hope that this misunderstanding has not caused you too much inconvenience."

- การอ้างอิงเรื่องการประชุม อาทิเช่น
"I look forward to seeing you on meeting.”
"I look forward to meeting you on meeting.”
"I would be delighted to arrange a meeting with you."

- การให้ความช่วยเหลือ อาทิเช่น
"Please do not hesitate to contact me if I can be of further assistance."
"If you would like any more information, please do not hesitate to contact me once"
"Please feel free to contact me again if I can be of further assistance."

- กรณีเรื่องเร่งด่วน อาทิเช่น
"As this matter is now urgent, we would appreciate a prompt reply."
"We look forward to hearing from you at your earliest convenience."
"Due to the urgency of the situation, I would appreciate receiving your advice as soon as possible."

ที่มาแปลและเรียบเรียงจาก http://www.theenglishweb.com/business-writing-skills/how-to-write-an-email/